第一章 总 则
第一条 为适应工作的需要，逐步实现公文处理工作的规范化、制度化、科学化，不断提高公文处理工作的效率和公文质量，根据《中国共产党机关公文处理条例》(中办发[1996]14号)和《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号)以及其他有关规定，结合学校、学院实际情况，制定本办法。
第二条 本院的公文是学院管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理包括公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、少而精的原则，做到准确、及时、安全、保密。公文由学院党政综合办公室行政秘书统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
第五条 学院党政综合办公室(以下简称综合办)是学院公文处理的管理机构，主管全院公文处理工作。
第二章 公文种类
第六条 本院公文种类主要有：
(一)决议适用于经院党政联席会、教代会等重要会议讨论通过的重要决策事项。
(二)决定适用于对学院重要事项或者重大行动作出决策和安排，奖惩有关部门及人员等。
(三)意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(四)通告适用于一定范围公布应当遵守或周知的事项。
(五)通知适用于发布规章，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级部门的公文，传达要求下级部门办理和需要周知或共同执行的事项，建立或变动组织机构、任免和聘用干部。
(六)通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者交流重要情况。
(七)报告适用于向学校汇报工作，反映情况，答复学校的询问。
(八)请示适用于向学校请求指示、批准。
(九)批复适用于答复本院所属部门的请示事项。
(十)规定适用于对特定范围的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
(十一)函适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
(十二)会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第七条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发单位和印 发日期等部分组成。
(一)发文字号，由发文机关代字、年份、顺序组成。联合行文，只标明主办单位发文字号，其中院党委、院行政联合行文，只标明院党委的发文字号。
(二)上行文应当在首页注明签发人或会签人姓名。其中，“请示”、“意见”(指请示性的意见)应当在附注处注明联系人的姓名和电话，联系人一般为本单位经办负责人。
(三)公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关，如“园艺学院关于……的通知”。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
(四)主送机关，指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。
(五)公文如有附件，应当在正文下空一行后另起一行空两格标识“附件”。附件如有序号应使用阿拉伯数码(如，“附件：1．××××××”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件首页左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。如附件与正文不能一起装订，应在附件首页左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
(六)印章。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应加盖印章。加盖印章的公文不再署发文机关名称。用印位置应上不压正文，下压成文日期。
(七)当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
(八)成文日期，以领导人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。特殊情况署印发日期。党委的公文的成文日期用阿拉伯数字标识，学院的公文的成文日期用汉字标识。
(九)公文如有附注，应当加圆括号标注。“附注”的位置在成文日期和印章之下，空一行后另起一行空两格标注。
(十)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。主题词的标注应在分析全文的基础上正确选定能够全面揭示文件主题的词，一般按类别词、类属词、内容、文种的顺序选择3～5个词组排列，词目间有一个字的空格。
(十一)公文如有抄送，应在主题词下一行空一格标识“抄送”，抄送机关用“，”隔开并在最后一个抄送机关后标句号。抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。
(十二)公文印发日期以公文付印的时间为准。
(十三)公文用纸一般采用国际标准A4型(长297毫米、宽210毫米)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
(十四)公文中各组成部分的标识规则，按学院综合办参照《国家行政机关公文格式》制作的公文格式样式执行。
第八条 发文机关标识(版头)应当使用发文机关全称或者规范化简称。
(一)本院公文版头的主要形式及适用范围：
1、“中共维多利亚vic115优惠大厅委员会文件”
用于学院党委发布、传达贯彻党的方针、政策，作出重要工作部署；向上级机关报告、请示工作；转发上级机关的文件，批转和批复下级机关的重要报告、请示；任免干部；通知重要事项以及以学院党委名义发布的其他事项。以“园艺党[××××]××号”的形式编号并归档。
2、“维多利亚vic115优惠大厅文件”
用于学院行政传达贯彻上级机关的方针、政策、指示，部署全院性工作；批转有关行政部门的涉及全局、有指导意义的文件；发布重要决定；人事任免；向上级机关请求指示、批准，报告工作，反映情况，提出意见或建议，答复询问；以及必须以学院名义发布的事项。以“园艺字[××××]××号”的形式编号并归档。
(二)学院党委、行政联合行文，应当用院党委的版头。
第四章 行文规则
第九条 行文应当确有必要，注重效用，坚持少而精。凡能通过当面协调或者利用现代通信和技术手段等方式解决的事项，不要行文；凡是已发过文件的不再重复发文；对可发可不发的文件，坚决不发。转发上级文件，要提出切实可行的贯彻意见和具体要求，否则，不能行文。
第十条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。
(一)院党委、院行政对院属各部门、各单位行文，并向上级机关请示、报告工作。
(二)学院内设机构除院党政办外，各系、所不得以部门名义向院属各部门、各单位制发政策性、法规性的公文；不得代替学院审批下达应当由学院审批下达的事项；不得对外制发正式公文，与相应的校外机关进行工作联系确需行文时，只能以信函的形式行文。
(三)涉及学院行政工作的重大事项，院党委与院行政可以联合行文。院党委、院行政一般不与其他院级机构联合行文。其中院党政办一般不与其他平行部门联合行文。
第十一条 “请示”应当一文一事；应当逐级请示；应当主送一个上级部门，需要同时送其他部门和单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。
第十二条 “报告”中不得夹带请求事项，对“报告”中夹带请示事项的公文，收文机关可不予答复。
第十三条 “意见”既可作上行文，也可作下行文或平行文使用。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；上级部门应作出处理或予以答复。
第十四条 不得以学院的名义向校领导直接报送“请示”、“意见”和“报告”，应当送学校党政办按规定程序办理。
第五章 发文办理
第十五条 发文办理指以本院名义制发公文的过程，一般包括草拟、核稿、审核、会签、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第十六条 文稿的撰拟。
撰拟公文首页统一使用院党政办印制的“园艺学院文件拟稿纸”。撰拟公文应做到：
(一)内容符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及其他规定，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。
(二)情况确实，观点明确，条理清晰，表述精确，文字精练，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
(三)文种、格式使用正确。
(四)人名、地名、时间、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。使用简称的，应在首次使用全称并注明简称。
(五)结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1．"，第四层为“(1)”。
(六)应当使用国家法定计量单位。
(七)公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字及行政公文的成文日期必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第十七条 公文的签发程序如下：
(一)审核
1、以学院名义制发的公文，在送院主要领导签发前，先由主办部门负责人进行初核并签名后报院党政办审核。
属下列情况之一的，不以学院名义行文：
(1)领导同志讲话；
(2)无实质性内容的；
(3)未协商或者虽经协商但意见不一致的；
(4)其他不应当行文的。
(二)签发
1、文稿经院党政办审核后，以学院名义制发的上行文，由学院主要领导或主持工作的领导签发；以学院名义制发的下行文或平行文，由学院主要领导或由主要领导授权的其他院领导签发。领导签发公文时，应当明确签署意见，并签名、写明时间。
第十八条 公文经签发后，按以下程序办理：
(一)登记。综合办行政秘书对已签发的公文进行登记，确定发文字号、印制份数等。
(二)打印。以学院名义发文，由办公室打印。
(三)复核。公文正式印制前，需对公文清样进行认真校对。其中以学院名义制发的公文执行“三校”制度。
一校由公文草拟者负责，校对的重点是：对修改后公文的文字、标点符号是否有错误，公文内容是否符合行文原意等，起草者校对后，在发文拟稿纸上签名；
二校由院综合办相关秘书负责，校对重点是：公文文字、标点符号是否有错，审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，公文格式是否统一、规范等，校对后签名；
三校由办公室主任进行，重点是：对公文进行全面复核。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当按程序复审。
(四)缮印及用印。文件印刷完毕，经行政秘书再次核对无误后，加盖公章，并予以分发。
第十九条 全面实行院内公文的网上发布和无纸化传递。综合办只需印制少量文件，用于归档或向外报送。对院外单位的行文仍以纸质形式发送，秘密公文及人事、纪监等方面的某些特殊文件按有关规定仍以纸质形式发送。
第二十条 向上级机关报送的请示，行政秘书应负责催办。
第六章 收文办理
第二十一条，收文办理包括公文的签收、登记、拟办、批办、分送、传阅、承办和催办等程序。
第二十二条 学院收文包括：上级机关通过邮局或委托人寄送或参加会议带回学院的各种公文件；学院各系、所、中心提交的书面请示、报告、函件等。
学院综合办收文办理程序如下：
(一)签收。学院收文，一律由综合办行政秘书签收。包括上级机关下发或交办的公文，上级机关下发给学院的重要公文，或学院派出参加有关会议的人员带回的重要文件材料，应先送综合办行政秘书处，纳入收文办理程序。
(二)登记。行政秘书分类分项登记并填附“公文处理单”。
(三)拟办。上级来文中的“办件”，送办主任提出拟办意见，送院领导批示；不需办理的“阅件”，提出传阅范围。
拟办的主要原则：
1、重要文件，批呈书记、院长阅示。
2、业务文件，按职责分工，批呈分管院领导阅示(其中属重要工作、重要情况，要同时复印呈送院党政主要领导阅知)。
3、具体事务性文件，批转有关系、所阅办。
(四)分送。院综合办行政秘书按拟办意见分别送达院领导；院领导阅示后的文件，行政秘书依批示，将公文复印件发给相关部门、人员办理，承办部门领件人领取件时，须在登记簿上签名。同时，行政秘书应对重要公文的承办单位、时限等做出记载，便于催办，以防漏办和延误。
(五)传阅。公文传阅应遵循如下原则：
1、阅件的传阅，一般先院主要领导，后其他院领导。
2、办件的传阅，一般先院主要领导，后复印给分管院领导，再其他院领导。
3、传阅公文由专人负责办理，不得在阅文人之间随意互传公文。
4、秘密公文应在办公室阅读。当天未能阅完的，应当送回办公室保管。
(六)催办。对各类文件的办理情况，由综合办行政秘书负责催促办理，做到对紧急公文及时催办，重要公文跟踪催办，一般公文定期催办，并随时或定期向办公室主任反馈办理、执行情况。
第七章 公文立卷归档
第二十三条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理(立卷)、归档。
第二十四条 归档公文应是原件，如复印件作为正式文件使用，应当加盖复制部门印章，视同正式文件妥善保管。
第二十五条 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第八章 附则
第二十六条 本办法自发文之日起试行。
第二十七条 本办法由学院综合办公室负责解释。
